Comment l’organiser ?
L’Assemblée Générale est un moment très important dans la vie d’une entreprise ou d’une organisation. Elle réunit les dirigeants et associés ou actionnaires d’une société. Elle est le seul organe de décision habilité à prendre certaines décisions comme l’approbation des comptes, une modification des statuts ou une cessation d’activité.
Il importe de ne pas prendre son organisation à la légère et de respecter les règles fixées en la matière par la loi et les statuts de la société. L’assemblée générale comporte une partie formelle, mais c’est aussi un moment d’échange et d’explication nécessaire au respect des droits des associés.
Cap Stream, centre de congrès à Landerneau près de Brest, vous accompagne dans la réussite de votre Assemblée Générale.
Voici quelques conseils pour vous aider pas à pas dans la préparation de votre réunion.
En amont de la convocation
- Organiser une assemblée générale ordinaire est obligatoire dans les six mois suivants la clôture de l’exercice comptable.
Aussi, selon l’assemblée générale, le dirigeant doit préparer des documents qui permettent de fournir aux actionnaires ou associés un certain nombre d’informations sur l’état financier de l’entreprise. Le plus souvent, il s’agit: - Des comptes annuels (bilan et résultat);
- Du rapport de gestion;
- Du rapport du commissaire aux comptes.Ces documents doivent être mis à disposition des associés et actionnaires un mois avant la convocation à l’assemblée générale ordinaire annuelle.
La convocation à l’assemblée générale
Une convocation réellement utile aux membres de l’entreprise comprend aussi les documents financiers ou tout autre document nécessitant un temps de lecture important. Elle sera adressée dans un délai minimum de 15 jours avant la date de la réunion. Les membres de l’entreprise arrivent ainsi à l’Assemblée avec une connaissance des éléments déterminants, c’est la clé pour assurer la réussite de la réunion et sa tenue dans des temps adéquats.
Le lieu de l’Assemblée générale
L’assemblée doit avoir lieu au siège social, ou à n’importe quel lieu fixé dans les statuts pour la SARL, et pour la SA, au lieu du siège social ou d’un autre lieu du même département.
Réunir l’ensemble des vos associés, actionnaires ou encore partenaires dans un même lieu n’est pas chose aisée.
Implantés en plein cœur de l’écosystème breton, Cap Stream vous propose 2 établissements, qui disposent d’une variété de salles, ainsi que d’un amphithéâtre pour répondre aux différents besoins de vos actionnaires et associés. Idéalement situé, le centre de congrès est proche des grands axes routiers Brest-Morlaix et à moins de 30 minutes de l’aéroport de Brest.
A proximité, vous trouverez facilement hôtels, restaurants et centres d’attraction touristiques pour combiner travail et détente.
Le déroulement
Il est important que les modalités de déroulement de l’Assemblée Générale soient précisées le plus clairement possible dans les statuts de l’entreprise.
L’Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit :
- Émargement de la feuille de présence par l’ensemble des membres présents
- Désignation d’un président et d’un secrétaire de séance
- Lecture des différents points figurant à l’ordre du jour
- Vote des membres sur chacun des points de l’ordre du jour dans le respect des règles de quorum figurant dans les statuts
- Rédaction et signature du procès-verbal d’Assemblée Générale
- Clôture de la séance
La présentation
Les responsables de l’organisation de ce type d’évènement ont tellement peur de sortir du cadre imposé par leurs statuts ou leur règlement intérieur, qu’ils en oublient que ce rassemblement peut être l’occasion de faire passer leur vision et leurs objectifs dans une ambiance dynamique et participative. Pour se faire, il faut l’animer, la rendre intéressante et stimulante pour les participants.
Sondez !
Pensez à sonder vos participants sur leurs préoccupations, leurs questions ou leurs envies.
Responsabilisez !
Une autre astuce pour mobiliser les troupes, c’est de les responsabiliser en leur donnant des missions dans le cadre de l’organisation de l’AG elle-même: recherche d’intervenants ou d’invités spéciaux, réservation de la salle ou de matériel.
Motivez !
Vous augmenterez facilement le nombre de participants à votre AG si vous leur proposez l’intervention d’un invité ou orateur de marque. Un témoignage direct mettra de l’animation dans la réunion, dès le moment où le sujet présenté est en lien direct avec le thème de votre AG et les objectifs de la journée.
Votre présentation peut donc se faire sous forme de powerpoint, de vidéo, etc. Surtout, captez leur attention et soyez clair et concis.
Chez Cap Stream, de l’auditorium aux salles de réunion, tout a été conçu pour vous offrir une atmosphère conviviale et chaleureuse de grande qualité et un confort de travail unique.
Soyez intéressant et créatif
Une Assemblée Générale n’est jamais vraiment une réunion distrayante. À vous de la rendre intéressante, dynamique et attractive !
Soyez simple et efficace dans vos discours, présentez les comptes de manière claire à l’aide de diagrammes colorés et insérez quelques photographies d’évènements passés lors du bilan d’activité.
Louer une salle pour vos assemblées générales nécessite bien souvent d’autres espaces et services afin que les participants aient une bonne et complète expérience ( animations diverses, exposition, apéritifs, déjeuner, cocktails…).
Cap Stream vous propose un service de restauration à la carte adapté à votre journée. Chaque élément concret vous permettra de capter l’attention des personnes présentes, et leur donnera peut-être envie de s’investir davantage dans votre projet.
