Le séminaire d’entreprise est l’occasion de mieux connaître vos collègues, de fédérer et motiver vos équipes, tout en passant un agréable moment. Avant de vous lancer dans la préparation d’un séminaire, voici nos conseils :
1) Définir ses objectifs
Un séminaire est toujours organisé pour satisfaire à des objectifs professionnels : veillez à bien les considérer avant de vous lancer dans la préparation de l’évènement. Référez-vous aux attentes de la direction. Pour quel motif devez-vous organiser ce séminaire ? Quel est son but ? Formulez l’objectif principal pour l’entreprise : que peut-elle espérer obtenir à l’issue du séminaire ?
2) Connaître parfaitement vos participants
Les séminaires d’entreprise sont des moments importants dans la vie d’une équipe. Il est donc primordiale que leur séminaire leur ressemble. Quel est le profil des participants ? Qu’est-ce qu’ils aiment ? quelle est la dynamique du groupe ? comment se passe la communication entre eux ? existent-ils des tensions entre certaines personnes ?
3) Définir un budget
Le fait de connaître les participants vous permettra de leur proposer le lieu idéal où ils se sentiront à l’aise.
Il faut ainsi parvenir à accorder vos objectifs, vos envies et votre budget pour arriver à concevoir le séminaire qui vous ressemble.
4) Choisir une date
Fixez la date du séminaire dès que possible. Essayez d’éviter les jours fériés ou les périodes de vacances scolaires que certains salariés préfèrent réserver à leur vie familiale.
5) Choisir un lieu inspirant
Le lieu choisi pour le séminaire doit être adapté à vos besoins en capacité d’accueil, offrir un minimum de confort, et s’accorder aux activités prévues.
Il doit permettre de faire bénéficier vos invités de bons repas et de conditions d’hébergement agréables. De même, veillez à la qualité des salles et équipements professionnels que vous serez amenés à utiliser sur place. Enfin, privilégiez un lieu facile d’accès tant pour les invités que pour les éventuels prestataires.
6) Elaborer un rétroplanning en amont de l’évènement
Réalisez un rétro planning avec toutes les tâches à accomplir pour organiser votre évènement. Vous pouvez aussi fonctionner avec une « to do list » si vous préférez.
Votre rétro planning ou votre liste dépendront du type de séminaire envisagé. Il doit intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser…
7) Définir un programme équilibré pour votre séminaire d’entreprise
Un séminaire permet aux professionnels de l’entreprise de développer les futures perceptions pour améliorer les services proposés aux clients de la société.
Cet effort collectif génère un sentiment d’appartenance chez les participants sans suivre la hiérarchie classique de l’entreprise. On a souvent tendance à vouloir optimiser chaque minute d’un séminaire d’entreprise pour le rentabiliser. Attention à ne pas tomber dans l’excès avec des plages de travail trop importantes ou un séminaire 100% fun. Il est donc important de proposer des temps de travail, des temps d’échange et des moments de détente.
8) Assurer la logistique
Comptez si possible 2 à 3 mois pour anticiper l’ensemble des étapes de l’organisation de votre prochain séminaire d’entreprise.
Viendront ensuite les réflexions à mener – par ordre de priorité sur : le contenu (programme, nom du séminaire), les activités, la communication (invitations, identité graphique), la logistique (menus, transferts)…
9) Communiquer en amont sur l’évènement
Une fois le lieu bloqué, pensez à adresser un save-the-date à vos collaborateurs. Leur présence est indispensable donc autant mettre toutes les chances de votre côté ! Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants…
10) Communiquer après l’évènement
Le lendemain, mettre en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement.
Une semaine plus tard, envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.
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