Le rôle d’un conseil d’administration est d’analyser, de débattre et de prendre des décisions. Dans la mesure du possible, la préparation de la réunion devrait viser un temps d’assise de trois heures au maximum. Au-delà, la fatigue prend le dessus et l’attention des participants faiblit.
Pour préparer une réunion de conseil d’administration, il faut au préalable poser clairement les objectifs de la réunion et bien respecter les principales étapes de sa préparation.
Définir un ordre du jour et envoyer les convocations
Définir à l’avance l’ordre du jour de la réunion pour que les membres du conseil puissent préparer de leur côté leur intervention. Il est important d’estimer le temps qu’il faudra pour traiter chaque question, afin que le président du conseil s’assure du respect du calendrier établi.
Les informations destinées aux membres du conseil doivent être communiquées en temps utile, conformément à l’ordre du jour établi, pour s’assurer qu’ils sont prêts, avec des thèmes de discussion clairs : les réunions ne doivent pas être destinées à informer les membres des thèmes généraux mais sont organisées pour discuter des sujets et prendre des décisions alignées avec la stratégie. C’est l’un des aspects les plus importants à suivre, non seulement en ce qui concerne l’anticipation, mais aussi la qualité des informations qui sont envoyées.
Une convocation en dernière minute provoque des frustrations : les invités n’ont pas le temps de lire les documents ou de se renseigner sur les points à aborder lors de la réunion. Laissez au minimum 5 jours ouvrables aux conviés pour prendre connaissance des informations et y réagir. Et prévoyez déjà un rappel, toujours bienvenu : personne n’est à l’abri d’un oubli.
Préparez votre conseil d’administration
Etablir un calendrier des réunions
Les personnes conviées à vos réunions stratégiques sont des personnes extrêmement occupées. Mieux vaut réserver leur agenda à l’avance. Établir le calendrier de vos réunions du conseil d’administration sur un an est beaucoup plus efficace que de les planifier d’une réunion à l’autre. Une action à prévoir, par exemple, fin mai et fin novembre.
Les dates et le nombre de réunions annuelles doivent être fixés lors de la première réunion de l’année, afin que les directeurs puissent programmer leur ordre du jour à l’avance. Il est important de mentionner que d’autres réunions peuvent être organisées en fonction des besoins de l’entreprise.
Déléguer certaines tâches lors des réunions
Lors de votre préparation, vous devez déléguer certaines personnes à des tâches spécifiques durant la réunion. Ainsi, à mesure que les sujets seront traités, ils seront automatiquement documentés en séance tenante. Le compte-rendu pourra donc être disponible en version provisoire, immédiatement après la réunion. Il pourra être corrigé et complété plus tard par un ou plusieurs membres en vue d’une consultation ultérieure. Au final, il est recommandé d’envoyer le compte-rendu définitif, en version numérique, pour être approuvé par tous les membres.
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Choisir un endroit en dehors du bureau quotidien permettra à chacun de se déstresser et d’avoir une meilleure attitude pour participer. De la même manière, il est important de choisir un lieu adapté au nombre de participants et équipé de tout le nécessaire pour faire de votre séminaire une bonne expérience.
Un autre aspect clé est le choix d’un lieu proche du lieu de travail et accessible aux participants. Cap Stream vous propose 2 établissements :
L’espace Brittany
Situé à Ploudaniel, il est basé au cœur de la zone Mescoden entre Brest, Landerneau et Morlaix.
Le centre Mescoat
Situé à Landerneau dans la rade de Brest, entre Léon et Cornouaille.
Cap Stream, location de salles de réunion à Brest, dispose d’un amphithéâtre et de 16 salles de réunion qui vous offrent une atmosphère conviviale et chaleureuse de grande qualité et un confort de travail unique.
Cap Stream travaille également avec des entreprises spécialisées en décoration, mise en scène, retransmission caméra, vidéo conférence, création de badges, supports de communication etc…pour apporter à vos conseils d’administration un service personnalisé, professionnel, haut de gamme.
Les sujets à traiter lors de vos réunions
Le Président du Conseil d’Administration, en liaison avec l’Administration, doit proposer les thèmes généraux à traiter au cours de l’année. Cela permet aux membres du conseil de se préparer à rendre des comptes à l’organisme.
Les thèmes généraux à traiter doivent être adaptés aux besoins et à la réalité de l’Organisation. Par exemple :
- Mensuellement: revue du respect des indicateurs stratégiques; suivi du respect du budget annuel et des indicateurs financiers; vérification des ressources disponibles pour la mise en œuvre de la stratégie.
- Trimestriel: suivi du plan stratégique; suivi des risques stratégiques; suivi des activités de contrôle interne.
- Semestriellement: suivi des risques stratégiques; formation de successeurs potentiels de postes clés.
- Annuellement: approbation du budget; définition des risques stratégiques; modèles de rémunération pour les postes clés; évaluation de leur propre gestion (individuelle et de groupe) et par rapport à la réalisation du plan stratégique.
Pour finir de la meilleure façon
À la fin de la session, il convient de définir les responsables de l’exécution des tâches proposées et d’aborder en premier lieu les tâches en suspens de la réunion précédente.
Afin d’évaluer la session, le président du conseil d’administration peut utiliser un questionnaire et des sondages auprès des participants pour obtenir l’avis de tous. Certaines des questions à poser peuvent être les suivantes :
- Les interventions ont-elles amélioré la qualité de la réunion?
- Avez-vous suivi l’ordre du jour ?
- Les objectifs ont-ils été atteints?
- Quels étaient les problèmes rencontrés ?
- Quel était le niveau de participation des membres?
- Comment les nouvelles propositions ont-elles été gérées ?
- Que peut-on améliorer pour la prochaine réunion ?
- Quelles sont les tâches à réaliser ?
La prise en compte de tous ces aspects vous aidera à faciliter la planification de vos conseils suivants et à atteindre les objectifs proposés.
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Nous vous offrons également un accompagnement personnalisé tout au long de votre projet, ainsi que la configuration des espaces et équipements les plus adaptés à votre événement.
Organiser votre conseil d’administration en période de crise sanitaire
Chez Cap Stream, il est possible de réaliser vos conseils d’administration pendant cette période en toute sécurité. Dès le mois d’avril, Cap Stream a reçu un agrément de la Sous-Préfecture de Brest pour l’ouverture du public des salles de formation durant la période de confinement.
Un protocole strict, conforme aux préconisations COVID-19, a été mis en place pour le bon fonctionnement des formations (protocole d’arrivée, désinfection totales des espaces, disposition de la salle – 2 mètres entre chaque stagiaire etc…)
